Wer kennt das nicht: Man will mit jemandem einen Termin finden, und es beginnt das übliche Hin und Her. «Geht bei dir Dienstag?» – «Dienstag nur am Vormittag.» – «Dann Donnerstag?» Nach fünf Mails steht endlich ein Datum. Bei mehreren Personen wird es noch mühsamer.

Dafür gibt es bekannte Dienste wie Calendly oder Doodle. Sie funktionieren, aber sie haben ihren Preis: ein Abo, meine Kalenderdaten bei einem Anbieter irgendwo in der Cloud und Funktionen, die fast, aber eben nicht ganz zu meiner Arbeitsweise passen. Also habe ich es anders gemacht und mir das Werkzeug selbst gebaut, zusammen mit einer KI. Das Ergebnis lief am Abend des gleichen Tages produktiv.

Was entstanden ist

Das WordPress-Plugin «Imaago Terminplanung» kennt zwei Arten von Links.

Der Buchungslink ist für eine einzelne Person gedacht. Sie sieht eine Wochenansicht meines Kalenders: freie Zeiten sind wählbar, belegte Zeiten sind rot schraffiert. Sie klickt auf einen freien Termin, gibt ihre Angaben ein, und der Termin steht direkt in meinem Kalender. Ich werde benachrichtigt, fertig.

Die Terminfindung funktioniert wie Doodle. Mehrere Personen markieren im Wochenraster, wann es ihnen passt. Gebucht wird dabei nichts. Ich sehe die Übersicht, entscheide und kann den gewählten Termin mit einem Klick in meinen Kalender übernehmen, samt Titel, Ort oder Online-Link, Teilnehmenden und Beschreibung. Öffne ich die Umfrage wieder, verschwindet der Eintrag automatisch.

Das Prinzip: Mein Kalender bleibt, wo er ist

Der entscheidende Punkt: Das Plugin greift über einen offenen Standard direkt auf meinen bestehenden Kalender zu. Ich muss nichts synchronisieren, nichts doppelt pflegen und keine Daten an einen Dritten weitergeben. Die Besucherinnen und Besucher sehen nur «frei» oder «belegt», nie, was ich an einem Termin mache.

Dazu kommen Regeln, die mir wichtig sind und die ich in keinem Standardtool so gefunden habe:

Rund um bestehende Termine rechnet das System automatisch eine Reserve ein, und zwar abhängig davon, ob ein Termin vor Ort oder online stattfindet. Wer nach einem Termin in Bern noch nach Hause fahren muss, braucht mehr Luft als nach einer Videokonferenz. Ganztägige Einträge wie Geburtstage oder Notizen blockieren keine Zeit. Und pro Link kann ich festlegen, ob auch über Mittag Termine möglich sind.

Wie die Zusammenarbeit mit der KI aussieht

Man darf sich das nicht als «Knopf drücken, Programm fertig» vorstellen. Es ist eher wie die Arbeit mit einem sehr schnellen, sehr belesenen Entwickler, der nie müde wird.

Ich habe beschrieben, was ich will. Die KI hat zuerst die Verbindung zum Kalender getestet und dabei festgestellt, dass sich der Kalenderserver anders verhält als im Lehrbuch. Statt daran zu scheitern, hat sie die Architektur angepasst: Der Kalender wird zwischengespeichert und nur dann neu geladen, wenn sich tatsächlich etwas geändert hat. Solche Erkenntnisse hätten mich früher einen halben Tag Recherche gekostet.

Dann ging es Schlag auf Schlag: Plugin installieren, ausprobieren, Rückmeldung geben. «Die Liste ist unübersichtlich, ich will einen Wochenkalender.» «Belegte Zeiten bitte rot schraffiert.» «Das Formular soll immer sichtbar sein.» Jede Änderung war nach wenigen Minuten umgesetzt. Am Ende stand Version 1.2.1.

Was das für die tägliche Arbeit bedeutet

Der grösste Vorteil ist nicht die Geschwindigkeit allein, sondern dass sich die Schwelle verschiebt. Früher hätte ich mir für ein solches Werkzeug nie die Zeit genommen. Der Aufwand stand in keinem Verhältnis zum Nutzen, also habe ich mich mit einem Abo-Dienst arrangiert oder weiter Mails geschrieben. Heute lohnt es sich, kleine Werkzeuge genau für die eigene Arbeitsweise zu bauen.

Das hat handfeste Folgen:

Die Software passt sich mir an, nicht umgekehrt. Wenn mir morgen etwas fehlt, ändere ich es. Ich warte nicht darauf, dass ein Anbieter irgendwann eine Funktion nachliefert. Meine Daten bleiben bei mir, was gerade in der Schweiz mit dem revidierten Datenschutzgesetz kein Nebenthema ist. Es gibt keine laufenden Lizenzkosten pro Benutzer. Und die Lösung fügt sich nahtlos in die bestehende Website ein, ohne fremdes Logo und ohne Werbung für einen anderen Dienst.

Was es trotzdem braucht

Ganz ohne Erfahrung geht es nicht, und das ist mir wichtig zu betonen. Man muss wissen, was man will, und man muss beurteilen können, ob das Ergebnis taugt. Man muss testen, Fehler erkennen und klar formulieren, was anders sein soll. Und man muss Verantwortung übernehmen: Wo liegen Passwörter, wer darf was sehen, was passiert, wenn der Kalender nicht erreichbar ist? Diese Fragen stellt man sich besser selbst, statt sich blind darauf zu verlassen, dass die KI sie schon richtig beantwortet hat.

Die KI ersetzt also nicht das Denken. Sie nimmt einem das Tippen, das Nachschlagen und das mühsame Suchen nach Fehlern ab. Wer seit Jahrzehnten Software entwickelt, merkt schnell: Die Rolle verschiebt sich vom Handwerker zum Architekten und Bauherrn.

Fazit

Vor wenigen Jahren wäre ein solches Plugin ein Projekt über mehrere Wochen gewesen. Heute ist es ein Arbeitstag, und das Ergebnis passt besser zu mir als jedes Standardprodukt. Für KMU, Vereine und Selbständige ist das eine echte Chance: Kleine, massgeschneiderte Werkzeuge sind nicht mehr ein Luxus, sondern plötzlich naheliegend.

Die nächste Terminanfrage beantworte ich jedenfalls nicht mehr mit fünf Mails, sondern mit einem Link.